Ausgangssituation
Wer in der Kommunalverwaltung arbeitet, kennt das Gefühl: Man sitzt mitten in einem komplexen Vorgang – ein schwieriger Wohngeldfall, ein Bauantrag mit Rückfragen – und dann klingelt das Telefon. Wieder jemand, der die Öffnungszeiten wissen möchte.
Jeder einzelne dieser Anrufe ist verständlich. In der Summe aber zerstören sie genau das, was gute Verwaltungsarbeit braucht: Konzentration und Zeit für die Fälle, bei denen es wirklich auf Fachwissen ankommt. Charly, der KI-Telefonassistent für Kommunalverwaltungen, übernimmt diese Routineanrufe – und gibt Ihrem Team die Zeit zurück.
Was ist ein KI-Telefonassistent für Kommunalverwaltungen?
Ein KI-Telefonassistent ist ein automatisiertes System, das eingehende Anrufe selbstständig entgegennimmt, häufig gestellte Fragen beantwortet und Bürgerinnen und Bürger bei Bedarf an die zuständige Sachbearbeitung weiterleitet – ohne Warteschleife, ohne Mittagspause, ohne Wochenende. Für Kommunen und Landkreise bedeutet das: Die Telefonleitungen bleiben erreichbar, während das Team ungestört arbeiten kann.
Wie viel Zeit spart ein KI-Telefonassistent in der Kommunalverwaltung?
Die Wohngeldstelle im Landkreis Kassel gibt eine konkrete Antwort darauf: Knapp 2.000 Gesprächsminuten pro Monat übernimmt Charly automatisch. Das sind mehr als 33 Stunden – oder einen vollständigen Arbeitstag pro Woche, den das Team nicht mehr am Telefon verbringt.
Keine Unterlagen mehr erklären, die auf der Website stehen. Kein „Moment bitte, ich verbinde" für Fragen, die Charly in Sekunden beantwortet. Stattdessen: konzentrierte Arbeit an den Fällen, die echtes Fachwissen brauchen.
Seit kurzem geht auch in der Führerscheinstelle Charly ans Telefon und beantwortet unter anderem die Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern.
Für welche Bereiche eignet sich Charly in der Kommunalverwaltung?
Kommunen und Gemeinden
Der Großteil der täglichen Anrufe dreht sich um Öffnungszeiten, Zuständigkeiten und Terminvereinbarungen – für Bürgeramt, Standesamt oder Kfz-Zulassung. Dazu kommen Fragen zu Personalausweis, Meldewesen, Kitaplätzen und Sozialleistungen. Was nicht automatisch beantwortet werden kann, leitet Charly direkt an die zuständige Sachbearbeitung weiter.
Landkreise
In Landkreisen wissen Bürgerinnen und Bürger oft nicht, welches Amt für ihr Anliegen zuständig ist. Charly klärt das im Erstkontakt – und leitet zu Kfz-Zulassung, Gesundheitsamt, Jugendamt oder Baurechtsabteilung weiter, ohne dass das Team eingreifen muss.
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Ja. Charly wird ausschließlich auf deutschen Servern betrieben und erfüllt die datenschutzrechtlichen Anforderungen des öffentlichen Sektors vollständig. Keine Daten in US-amerikanischen Clouds, keine Graubereiche bei der Compliance – von Anfang an für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung entwickelt.
Ein Arbeitstag pro Woche – zurückgewonnen
Nicht für Warteschleifenmanagement. Sondern für echte Sachbearbeitung.
